Projekt · Zusammenarbeit
Teams war längst da. Eine gemeinsame Arbeitsweise noch nicht.
Bei einem Industrieunternehmen mit rund 200 Mitarbeitern war Microsoft Teams seit der Corona-Zeit im Einsatz. Dazu kamen Netzlaufwerke, lokale Dateien, E-Mails und Gruppenchats. In vier Monaten entstand daraus eine gemeinsame Struktur für die Zusammenarbeit.
- Branche
- Industrie
- Bausteine
- Teams-Struktur, Governance & Datenmigration
- Grundlage
- Microsoft 365, Teams, SharePoint & Power Platform
Teams war während Corona schnell eingeführt worden. Und genauso sah es inzwischen aus.
Microsoft Teams war im Unternehmen nicht neu. Während der Corona-Zeit musste Zusammenarbeit schnell digital funktionieren – also wurde Teams eingeführt und genutzt. Was damals pragmatisch richtig war, hatte sich über die Jahre zu einer gewachsenen Struktur entwickelt.
Es gab Teams für unterschiedliche Zwecke, Gruppenchats für die Zusammenarbeit, Dateien auf Netzlaufwerken und weitere Dokumente lokal auf einzelnen Rechnern. Gleichzeitig liefen viele Abstimmungen weiterhin über E-Mail.
Für die Mitarbeiter bedeutete das nicht zu wenig Digitalisierung, sondern zu viele mögliche Orte. Je nach Abteilung, Projekt oder Person konnte eine Information im Netzlaufwerk, in einem Team, einem Chat, einer E-Mail oder auf dem eigenen Rechner liegen.
Das Unternehmenswissen war geordnet. Jetzt war die Zusammenarbeit dran.
Vor der Teams-Strukturierung hatte das Unternehmen bereits sein Intranet aufgebaut. Unternehmensweite Informationen hatten damit einen zentralen Ort bekommen.
Das war auch für den nächsten Schritt wichtig. Die Mitarbeiter hatten sich inzwischen an Microsoft 365 gewöhnt und selbst erlebt, welchen Vorteil eine klare digitale Struktur bringen kann.
Statt gleichzeitig die gesamte Arbeitswelt umzubauen, konnte nun gezielt die operative Zusammenarbeit betrachtet werden: Wo arbeiten Abteilungen miteinander? Wo entstehen Dokumente? Wer benötigt Zugriff? Und welche Informationen gehören dauerhaft in eine Abteilung, ein Projekt oder ein Gremium?
Das Vorgehen
Nicht mit einer Teams-Vorlage anfangen. Sondern mit der tatsächlichen Zusammenarbeit.
Arbeit verstehen
In Workshops und Interviews wurde aufgenommen, wie Mitarbeiter und Geschäftsführung heute arbeiten und wo Informationen tatsächlich liegen.
Informationssteckbrief
Mit jeder Abteilung wurde dokumentiert, welche Speicherorte bestehen, wer darauf zugreift und mit welchen Bereichen regelmäßig zusammengearbeitet wird.
Struktur entwickeln
Aus diesen Beziehungen entstand die neue Struktur für Abteilungen, Projekte und Gremien – nicht aus einem vorgefertigten New-Work-Template.
Gemeinsam umstellen
Der Rollout erfolgte nach Interessengruppen. Daten wurden migriert und die Mitarbeiter mit Workshops, Schulungen und Anleitungen begleitet.
Neue Teams entstehen heute nach einer Regel – und verschwinden auch wieder.
Eine klare Struktur allein hätte das ursprüngliche Problem nur für den Moment gelöst. Deshalb wurde auch geregelt, wie neue Teams entstehen und wie mit temporären Arbeitsräumen langfristig umgegangen wird.
Neue Teams werden über eine Power App beantragt und durchlaufen einen Genehmigungsprozess. So entsteht nicht für jede kurzfristige Idee sofort ein neuer Arbeitsraum. Externe Gäste werden zusätzlich durch die IT freigegeben.
Für Projekt- und Gremien-Teams gibt es einen festen Lifecycle. Vor dem Ablauf wird der verantwortliche Besitzer automatisch erinnert und kann das Team aktiv verlängern. Erfolgt keine Verlängerung, wird das Team automatisch deaktiviert und steht anschließend nur noch lesend zur Verfügung.
Eine Reaktivierung kann nur durch die IT erfolgen. Bleibt ein Team zwei Jahre im Archivstatus, wird es gelöscht. Dauerhafte Abteilungs- und Stabsstellen-Teams sind von diesem Ablauf ausgenommen.
Die Governance soll Teams nicht komplizierter machen. Sie verhindert, dass aus einer sauberen Struktur nach einigen Jahren wieder Wildwuchs wird.
Zusammenarbeit weitergedacht
Unternehmenswissen und Zusammenarbeit brauchen unterschiedliche Orte.
Bei diesem Unternehmen war das Intranet bereits der erste Schritt. Wie ein Intranet als zentraler Ort für unternehmensweite Informationen aufgebaut werden kann, zeigt ein anderes Kundenprojekt.
Zum Projekt: digitaler Reklamationsprozess →Heute
Teams ist nicht mehr ein zusätzlicher Ort. Es ist der gemeinsame Arbeitsraum.
Dokumente haben heute eindeutigere Ablagen und werden schneller gefunden. Abstimmungen müssen seltener über lange E-Mail-Verläufe laufen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist klarer organisiert.
Entscheidend war dabei nicht nur die technische Struktur. In der Workshop-Phase merkten auch zunächst skeptische Mitarbeiter, dass ihre bisherige Arbeitsweise nicht einfach ersetzt werden sollte. Sie wurde zuerst verstanden und anschließend in eine gemeinsame digitale Arbeitsweise übersetzt.
Nicht das Unternehmen musste sich an eine fertige Teams-Struktur anpassen. Die Struktur wurde aus der tatsächlichen Zusammenarbeit des Unternehmens entwickelt.
Ist Teams bei Ihnen gewachsen – aber nie wirklich eingeführt worden?
Wir schauen gemeinsam darauf, wo Informationen heute liegen, wie Ihre Teams tatsächlich zusammenarbeiten und welche Struktur dazu passt – bevor wir etwas umorganisieren.