Projekt · Seminarverwaltung
Ein Datum reicht, damit fast alles andere von selbst passiert.
Rund 50 Seminare im Jahr bedeuteten für einen Seminaranbieter immer wieder dieselben Aufgaben: Teilnehmer erinnern, Rechnungen erstellen, Zertifikate ausfüllen. Heute orientiert sich der gesamte Ablauf am Seminartermin – und nur die Sonderfälle brauchen noch Aufmerksamkeit.
- Branche
- Weiterbildung für Handwerksbetriebe
- Bausteine
- Teilnehmerverwaltung & Prozessautomatisierung
- Grundlage
- Microsoft 365, SharePoint, Power Automate
Vieles war schon digital. Die Arbeit trotzdem noch da.
Der Seminaranbieter hatte seine Abläufe bereits weitgehend digital organisiert. Teilnehmer meldeten sich online an, für die Kommunikation wurden erste automatisierte Workflows genutzt und die Seminare in Excel verwaltet. Das Problem war also nicht, dass noch alles auf Papier passierte.
Das Problem begann nach der Anmeldung. Auftragsbestätigungen mussten erstellt, Teilnehmer den richtigen Unternehmen zugeordnet und Erinnerungen zum passenden Zeitpunkt verschickt werden. Vor dem Seminar mussten Rechnungen raus. Danach wurden Zertifikate einzeln ausgefüllt, als PDF gespeichert und an die Teilnehmer versendet.
Bei rund 50 Seminaren im Jahr wiederholten sich diese Aufgaben immer wieder. Und obwohl die Fälligkeit meistens schon lange feststand, musste trotzdem jemand daran denken.
Ein Zertifikat öffnen. Namen austauschen. Als PDF speichern. Und beim nächsten Teilnehmer wieder von vorne.
Die Logik
Fast alles hängt an einem einzigen Datum.
Bei der Anmeldung
Teilnehmer und Unternehmen werden erfasst. Die Auftragsbestätigung wird direkt versendet und die Daten stehen für den weiteren Ablauf bereit.
Vor dem Seminar
Erinnerungen gehen passend zum Termin raus. Bei zu wenigen Anmeldungen wird der Veranstalter rechtzeitig informiert.
7 Tage vorher
Die Rechnung wird automatisch erstellt und versendet.
1 Tag danach
Das Zertifikat wird automatisch ausgefüllt, verschickt und im passenden Kundenordner abgelegt.
Die vorhandenen Systeme mussten nicht ersetzt werden - Sie mussten zusammenspielen.
Der Seminaranbieter hatte bereits eine klare Vorstellung davon, wie sein Ablauf funktionieren sollte. Auch die Kommunikation über Brevo war teilweise automatisiert. Was fehlte, war die Verbindung zwischen Anmeldung, Seminarverwaltung und kaufmännischem Prozess.
SharePoint wurde deshalb zur zentralen Seminarverwaltung. Dort laufen die relevanten Informationen zusammen, während Power Automate die wiederkehrenden Schritte zwischen den bestehenden Systemen steuert. Für Teilnehmer änderte sich dabei nichts: Die Anmeldung läuft weiterhin über den gewohnten Weg.
Der knifflige Teil war die Zuordnung: Für Rechnungen und Zertifikate musste aus einer einzelnen Anmeldung zuverlässig das richtige Unternehmen ermittelt werden. Dafür wird die E-Mail-Domain des Teilnehmers mit den in Lexware hinterlegten Kundendaten abgeglichen.
Geschäftliche E-Mail-Adressen lassen sich damit automatisch zuordnen. Private Adressen wie Gmail oder GMX bleiben bewusst ein Sonderfall und werden bei Bedarf manuell geprüft.
Nach zwei Wochen war der Prozess produktiv – vom ersten Workshop über Prototyp und Feedback bis zu Test und Go-live.
Das Ergebnis
Weniger Handarbeit bei jedem einzelnen Seminar.
20–30
Minuten Teilnehmer gespart
rund 50
Seminare pro Jahr
seit 2024
produktiv im Einsatz
Heute
Die Verwaltung kümmert sich nur noch um die Ausnahmen.
Auftragsbestätigungen, Erinnerungen, Rechnungen und Zertifikate laufen heute automatisch zum richtigen Zeitpunkt. Was früher immer wieder angestoßen, geprüft oder von Hand erstellt werden musste, gehört zum normalen Ablauf des Seminars.
Nach Go-Live wurde die Seminarverwaltung unter anderem um E-Mail-Vorlagen erweitert, die sich automatisch an den jeweiligen Schulungsort anpassen.
Der Mitarbeitende kann in Urlaub gehen. Der Seminarprozess läuft trotzdem weiter.
Welcher Prozess läuft bei Ihnen noch nach Kalender und Erinnerung?
Viele Verwaltungsabläufe folgen einer klaren Logik. Wir schauen gemeinsam darauf, welche Daten, Termine und Entscheidungen den Prozess tatsächlich steuern – und was sich davon sinnvoll automatisieren lässt.