Projekt · Kundenportal
Niemand muss mehr im Kopf haben, welche Unterlagen noch fehlen.
Bei Finanzierungen unterscheiden sich die benötigten Unterlagen von Kunde zu Kunde. Was früher mit Excel-Checklisten, E-Mails und manuellem Nachfassen organisiert wurde, läuft heute über ein gemeinsames Kundenportal.
- Branche
- Finanzierung
- Bausteine
- Kundenportal & Prozessautomatisierung
- Projektdauer
- ca. 4 Monate
Welche Unterlagen fehlen noch? Die Antwort stand in einer Excel-Checkliste.
Bei Baufinanzierungen und anderen Finanzierungen müssen Kunden unterschiedliche Unterlagen einreichen. Welche Dokumente benötigt werden, hängt unter anderem von der jeweiligen Situation des Kunden ab – beispielsweise davon, ob jemand angestellt oder selbstständig ist.
Vor dem Portal hielten die Mitarbeiter in einer Excel-Checkliste fest, welche Unterlagen bereits eingereicht worden waren und was noch fehlte. Die Dateien selbst kamen über unterschiedliche Wege: per E-Mail, über WeTransfer oder über andere Download-Links.
Damit entstand die eigentliche Arbeit nach dem Eingang: Dokumente mussten dem richtigen Kunden zugeordnet, abgelegt und auf Vollständigkeit verfolgt werden. Fehlende Unterlagen mussten anschließend manuell nachgefasst werden.
Heute sieht jeder Kunde, was bereits da ist – und was noch fehlt.
Im Kundenportal hat jeder Finanzierungsvorgang einen zentralen Ort. Kunden melden sich über ihren persönlichen Zugang an, erfassen ihre Angaben und laden die benötigten Dokumente direkt zum Vorgang hoch.
Die für den jeweiligen Kunden benötigten Unterlagen werden im Portal dargestellt. Bereits hochgeladene Dokumente und noch offene Anforderungen bleiben damit in einer gemeinsamen Übersicht sichtbar.
Zusätzlich stehen Funktionen für Nachrichten, Historie und Stammdaten zur Verfügung. Große Dokumente müssen nicht mehr als E-Mail-Anhang verschickt werden.
Der Ablauf
Vom fehlenden Dokument bis zur geprüften Unterlage bleibt der Vorgang nachvollziehbar.
Kunde meldet sich an
Der Kunde nutzt seinen persönlichen Portalzugang.
Unterlagen werden angezeigt
Im Vorgang sieht der Kunde, welche Dokumente für seine Finanzierung eingereicht werden müssen.
Dokumente werden hochgeladen
Die Unterlagen werden direkt im Portal zum jeweiligen Finanzierungsvorgang hochgeladen.
Dokumente werden abgelegt
Die eingereichten Dateien werden intern direkt in SharePoint dem Vorgang zugeordnet.
Status bleibt sichtbar
Dokumente durchlaufen die Status eingereicht, geprüft und in Ordnung. So bleibt der Bearbeitungsstand nachvollziehbar.
Fehlende Unterlagen werden erinnert
Ein Erinnerungs- und Eskalationsworkflow unterstützt das Nachfassen, wenn benötigte Dokumente noch nicht eingereicht wurden.
Der Mitarbeiter verwaltet keine Dateiwege mehr. Er arbeitet am Vorgang.
Intern landen die eingereichten Dokumente direkt in SharePoint. Damit entfällt der bisherige Weg, Dateien aus E-Mails oder Download-Links herunterzuladen, dem richtigen Kunden zuzuordnen, den passenden Ablageort zu suchen und anschließend die Excel-Checkliste zu aktualisieren.
Die Mitarbeiter arbeiten mit einer zentralen Ablage und können den Bearbeitungsstand der eingereichten Unterlagen nachvollziehen. Der Kunde sieht gleichzeitig in seinem Portal, welche Dokumente bereits eingereicht und wie sie bearbeitet wurden.
Power Automate verbindet die einzelnen Prozessschritte und übernimmt die hinterlegten Erinnerungs- und Eskalationsabläufe.
Nicht der Mitarbeiter muss sich merken, wo eine Unterlage liegt und was noch fehlt. Der Vorgang hält diese Informationen zusammen.
Heute
Aus Dokumenten hinterherlaufen ist ein nachvollziehbarer Prozess geworden.
Kunden haben einen zentralen Ort für ihre Finanzierungsunterlagen und sehen, welche Dokumente bereits eingereicht wurden und was noch benötigt wird.
Die Mitarbeiter müssen eingehende Dateien nicht mehr aus unterschiedlichen Übertragungswegen zusammensuchen und manuell dem Kunden zuordnen. Die Dokumente landen direkt im zugehörigen Vorgang in SharePoint.
Fehlen Unterlagen, unterstützt der hinterlegte Workflow das Nachfassen. Damit muss niemand mehr allein im Kopf oder in einer separaten Excel-Liste behalten, welcher Kunde noch welches Dokument einreichen muss.
Der Überblick darüber, was da ist und was noch fehlt, steckt heute im Prozess – nicht mehr in einer Excel-Checkliste.
Wie viel Nachfassen steckt heute noch in Ihrem Dokumentenprozess?
Wir schauen gemeinsam darauf, welche Unterlagen Ihre Kunden einreichen müssen, wie Sie diese heute nachverfolgen und wo sich daraus ein klarer digitaler Prozess bauen lässt.