Projekt · Kundenportal
Die 3D-Datei kam per WeTransfer. Der Rest irgendwo anders.
Beim einem süddeutschen Dentallabor kamen Dateien und Auftragsinformationen über unterschiedliche Wege an. Heute übermitteln Zahnarztpraxen beides gemeinsam – und sehen anschließend, wie weit ihr Auftrag ist.
- Kunde
- Ein süddeutsches Dentallabor
- Bausteine
- Kundenportal & Prozessautomatisierung
- Grundlage
- SharePoint, Power Automate & Azure
Der Zahnarzt hatte den Auftrag abgeschickt. Im Dentallabor begann das Zusammensuchen.
Für die Herstellung von Zahnersatz erhält ein Dentallabor digitale Aufträge von Zahnarztpraxen. Dazu gehören große 3D- und CAD-Dateien, Patientendaten und Angaben dazu, was produziert werden soll.
Vor dem Kundenportal kamen diese Informationen über unterschiedliche Wege an. Eine 3D-Datei wurde beispielsweise per WeTransfer übertragen, weitere Angaben kamen per E-Mail und andere Dateien über OneDrive oder Google Drive.
Für die Mitarbeiter im Dentallabor bedeutete das: Dateien und Auftragsinformationen mussten zunächst dem richtigen Vorgang zugeordnet und anschließend manuell zusammengeführt werden. Gleichzeitig gab es für die Zahnarztpraxis keinen zentralen Ort, an dem sie den aktuellen Stand ihres Auftrags sehen konnte.
Heute kommt nicht nur eine Datei an. Es kommt ein vollständiger Auftrag.
Nach dem persönlichen Login startet die Zahnarztpraxis ihren Auftrag direkt im Portal. Dort werden die Informationen abgefragt, die das Dentallabor für die weitere Bearbeitung benötigt.
Zum Auftrag gehören unter anderem eine interne Patientennummer, Zahnfarbe sowie die gewünschte Fräsdienstleistung. Bei Druckaufträgen kann zwischen Modellen, Schienen, Löffeln, Castable, Try-in und Provisorien gewählt werden. Ergänzende Informationen lassen sich über ein Notizfeld mitgeben.
Die zugehörigen 3D- und CAD-Dateien werden direkt im selben Vorgang hochgeladen. Damit kommen Datei und Auftragsinformationen gemeinsam beim Dentallabor an.
Für die Bearbeitung werden ausschließlich die benötigten Auftragsdaten übertragen. Personenbezogene Patientendaten wie Name, Adresse oder Kontaktdaten werden nicht an das Portal übermittelt – die Zuordnung erfolgt ausschließlich über die interne Patientennummer.
Der Ablauf
Vom Upload bis zur Fertigmeldung bleibt der Auftrag nachvollziehbar.
Zahnarzt meldet sich an
Die Zahnarztpraxis nutzt ihren persönlichen Zugang zum Kundenportal.
Auftrag wird erfasst
Patientennummer, Zahnfarbe, Fräs- oder Druckdienstleistung und weitere Angaben werden strukturiert im Formular erfasst.
3D-Dateien werden hochgeladen
Die zum Auftrag gehörenden 3D- und CAD-Dateien werden direkt im selben Vorgang übermittelt.
Dentallabor wird informiert
Nach dem Absenden erhält das Dentallabor den neuen Auftrag und kann die Produktion einleiten.
Status wird aktualisiert
Der Auftrag wechselt von eingegangen über in Produktion bis fertig. Der aktuelle Stand ist im Portal sichtbar.
Aufträge bleiben auffindbar
Die Zahnarztpraxis kann ihre bisherigen Aufträge in der Historie einsehen und ihre Stammdaten selbst anpassen.
Die Zahnarztpraxis arbeitet im Portal. Das Dentallabor in SharePoint.
Das Dentallabor legt die Kunden vorab an und stellt ihnen einen persönlichen Zugang zum Portal bereit. Nach dem Login sieht die Zahnarztpraxis ihren eigenen Bereich mit Aufträgen, Statusinformationen und Historie. Die Mitarbeiter des Dentallabors arbeiten intern mit den strukturierten Daten und Dateien in SharePoint.
Wird ein Auftrag bearbeitet und sein Status aktualisiert, wird diese Information auch für den Kunden im Portal sichtbar. So arbeiten beide Seiten immer am selben Vorgang
Extern ein einfacher Portalzugang, intern eine strukturierte Arbeitsumgebung – verbunden über denselben Auftrag.
Heute
Aus einzelnen Übertragungen ist ein gemeinsamer Auftragsprozess geworden.
Zahnarztpraxen übermitteln ihre Produktionsdaten und die dazugehörigen Dateien heute an einer Stelle. Nach dem Absenden können sie den Bearbeitungsstand verfolgen und später auf ihre Auftragshistorie zugreifen.
Für das Dentallabor entfällt das manuelle Verbinden von Dateien und Auftragsinformationen aus unterschiedlichen Übertragungswegen. Die Mitarbeiter erhalten einen strukturierten Vorgang und arbeiten intern zentral damit weiter.
Die Zahnarztpraxis übermittelt nicht mehr einzelne Informationen. Sie übergibt einen Auftrag.
Wie viele Kundenaufträge kommen bei Ihnen noch über mehrere Wege an?
Wir schauen gemeinsam darauf, welche Dateien, Angaben und Rückfragen heute noch manuell zusammengeführt werden – und ob ein eigenes Kundenportal daraus einen klaren Prozess machen kann.