Projekt · Führerscheinkontrolle
Der Führerschein muss zur Kontrolle. Der Mitarbeiter nicht.
Rund 30 Außendienstmitarbeiter mussten regelmäßig extra zur Zentrale fahren, um ihren Führerschein persönlich vorzuzeigen. Heute erledigen sie die Kontrolle dort, wo sie ohnehin unterwegs sind.
- Branche
- Dienstleistung mit Außendienst
- Bausteine
- Führerscheinkontrolle & Prozessautomatisierung
- Grundlage
- SharePoint, Power Apps, Power Automate
Für eine kurze Kontrolle mussten Außendienstler extra zur Zentrale fahren.
Für einen Dienstleister mit rund 30 Außendienstmitarbeitern gehörte die regelmäßige Führerscheinkontrolle zum festen Verwaltungsablauf. Die Kontrolle selbst war unkompliziert: Der Mitarbeiter zeigte seinen Führerschein vor und die Prüfung wurde dokumentiert.
Aufwendig war der Weg dorthin. Die Außendienstmitarbeiter waren einen großen Teil ihrer Arbeitszeit unterwegs und mussten trotzdem regelmäßig persönlich zur Zentrale kommen – auch dann, wenn es außer der Führerscheinkontrolle keinen weiteren Grund für die Fahrt gab.
Gleichzeitig musste intern im Blick behalten werden, wann welcher Führerschein zuletzt kontrolliert worden war und bei wem die nächste Prüfung anstand. Eine eigentlich kurze Kontrolle erzeugte dadurch Fahrten, Abstimmung und wiederkehrendes Nachhalten.
Statt zur Zentrale zu fahren, reicht heute das Smartphone.
Der Mitarbeiter erhält automatisch eine Nachricht, sobald eine neue Kontrolle ansteht. Über eine Power App fotografiert er seinen Führerschein direkt mit dem Smartphone und reicht ihn zur Prüfung ein.
Die Aufnahme erfolgt direkt in der App. Ein bereits vorhandenes Bild aus der Galerie kann nicht ausgewählt werden.
Die Personalabteilung prüft die Einreichung anschließend digital. Der Mitarbeiter muss dafür nicht mehr persönlich zur Zentrale kommen.
Was vorher eine zusätzliche Fahrt erforderte, lässt sich heute von unterwegs erledigen.
Der Ablauf
So läuft die Kontrolle heute ab.
Fälligkeit wird automatisch geprüft
Das System kontrolliert wöchentlich das Datum der letzten Führerscheinkontrolle und erkennt selbstständig, wann eine neue Prüfung ansteht.
Mitarbeiter wird informiert
Ist die letzte Kontrolle mindestens vier Monate her, erhält der Mitarbeiter automatisch einen Link zur Power App.
Aktuelles Foto wird aufgenommen
Der Führerschein wird direkt über die App fotografiert. Ein vorhandenes Bild aus der Galerie kann nicht verwendet werden.
Personalabteilung prüft
Die Personalabteilung kontrolliert den eingereichten Führerschein und gibt den Vorgang anschließend frei.
Nachweis wird aktualisiert
Der bisherige Nachweis wird gelöscht, die aktuelle Aufnahme gespeichert und Prüfdatum sowie Prüfer werden dokumentiert.
Offene Kontrollen werden eskaliert
Reagiert der Mitarbeiter nicht auf die Erinnerung, informiert das System nach Ablauf der vorgesehenen Frist seinen Vorgesetzten.
Heute
Die Kontrolle bleibt, die Fahrt nicht.
Die Außendienstmitarbeiter erledigen die Führerscheinkontrolle heute von unterwegs. Zusätzliche Fahrten zur Zentrale nur für die Kontrolle entfallen.
Gleichzeitig muss die Personalabteilung nicht mehr selbst im Blick behalten, bei wem die nächste Kontrolle ansteht. Das System stößt den Vorgang an, erinnert bei Bedarf und bezieht den Vorgesetzten ein, wenn eine Reaktion ausbleibt.
An die nächste Kontrolle denkt jetzt das System.
Für welche kleinen Vorgänge machen Ihre Mitarbeiter noch große Umwege?
Nicht jeder Prozess muss groß sein, um im Alltag unnötig Aufwand zu verursachen. Wir schauen gemeinsam, welche wiederkehrenden Abläufe sich mit Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung einfacher organisieren lassen.