Projekt · Dokumentenmanagement
Der Server war weg. Das Datei-Chaos nicht.
Nach der Abschaltung des lokalen Servers lagen die Dokumente zwar in der Cloud – aber verteilt auf persönliche OneDrives, unterschiedliche Freigaben und E-Mail-Postfächer. In drei Wochen entstand daraus eine zentrale Dokumentenstruktur für 50 Mitarbeiter und 10 Handelsvertreter.
- Branche
- Dienstleistung
- Bausteine
- Dokumentenmanagement & Berechtigungen
- Grundlage
- SharePoint & Microsoft 365
Die Dateien waren in der Cloud. Einen gemeinsamen Ort gab es trotzdem nicht.
Der Dienstleister hatte seinen lokalen Server bereits abgeschaltet und die vorhandenen Daten selbst in die Cloud übertragen. Technisch war der Schritt damit erledigt. Im Arbeitsalltag entstand jedoch ein neues Problem.
Zentrale Unternehmensdokumente lagen im persönlichen OneDrive des Geschäftsführers oder bei einzelnen Mitarbeitern. Andere Dateien wurden per E-Mail verschickt oder über individuelle Freigaben geteilt.
Für die Mitarbeiter bedeutete das vor allem unterschiedliche Speicherorte. Für die Administration war das Problem größer: Berechtigungen waren schwer zu überblicken, neue Mitarbeiter mussten an vielen Stellen einzeln freigeschaltet werden und wichtige Ablagen hingen teilweise an einzelnen Benutzerkonten.
Das eigentliche Risiko lag nicht beim Suchen. Sondern bei den Zugängen.
Solange alle Beteiligten wussten, wo ihre Dokumente lagen und wer welche Freigabe eingerichtet hatte, funktionierte die gewachsene Struktur. Spätestens beim Onboarding neuer Mitarbeiter wurde jedoch sichtbar, wie viele einzelne Abhängigkeiten inzwischen entstanden waren.
Zugriffe mussten an verschiedenen Stellen ergänzt werden. Gleichzeitig bestand das Risiko, dass persönliche Speicherorte mit zentralen Unternehmensinformationen an einzelne Schlüsselpersonen gebunden blieben.
Auch das externe Teilen war nicht klar vom internen Dokumentenbestand getrennt. Damit fehlte eine einfache Antwort auf zwei grundlegende Fragen: Wer darf auf welche Informationen zugreifen – und welche Dokumente dürfen das Unternehmen überhaupt verlassen?
Das Vorgehen
Erst verstehen, was vorhanden ist. Dann eine Struktur daraus machen.
Bestand aufnehmen
Vorhandene Ablagen, OneDrives, Freigaben und Dokumentstrukturen wurden gemeinsam erfasst und analysiert.
Bereiche definieren
Aus den bestehenden Inhalten entstanden klar getrennte öffentliche und geschützte Bereiche sowie eine zentrale Knowledgebase.
Zugriffe vereinfachen
Für jeden Bereich wurden zentrale Gruppen für Lese- und Schreibrechte eingerichtet, statt Benutzer einzeln zu berechtigen.
Dokumente migrieren
Die bereits vom Kunden bereinigten Bestände wurden vollständig in die neue Struktur übernommen und anschließend gemeinsam genutzt.
Ein zentraler Ort – aber nicht jeder sieht und teilt dasselbe.
SharePoint wurde zum gemeinsamen Dokumentenbereich des Unternehmens. Dort liegen heute die zentralen Unterlagen unabhängig davon, welcher Mitarbeiter sie ursprünglich erstellt oder verwaltet hat.
Öffentliche und geschützte Bereiche trennen Informationen nach ihrem tatsächlichen Zugriffskreis. Die Berechtigungen werden über zentrale Gruppen gesteuert: pro Bereich gibt es klar definierte Lese- und Schreibrechte.
Für Dokumente, die das Unternehmen verlassen dürfen, wurde ein eigener abgegrenzter Bereich eingerichtet. Externe Freigaben müssen dadurch nicht mehr aus internen Ablagen heraus erfolgen. Das reduziert das Risiko, versehentlich mehr Informationen zu teilen als beabsichtigt.
Metadaten und Suche erleichtern zusätzlich den Zugriff auf die mehr als 2.500 Dokumente. Informationen müssen nicht mehr ausschließlich über gewachsene Ordnerpfade gefunden werden.
Ein neuer Mitarbeiter braucht heute nicht mehr eine Sammlung einzelner Freigaben. Der Admin ordnet ihn den passenden Gruppen zu – und die benötigten Zugriffe sind vorhanden.
Das Ergebnis
Mehr als 2.500 Dokumente in drei Wochen zentral organisiert.
2.500+
Dokumente zentral organisiert
3 Wochen
Projektlaufzeit
60
Mitarbeiter und Handelsvertreter
Bei den Dokumenten allein blieb es nicht.
Während der Bestandsaufnahme zeigte sich, dass nicht nur die Dokumentenablage gewachsen war. Auch die Microsoft-365-Umgebung selbst wurde bislang nicht zentral administriert.
UNAVIO übernahm deshalb im Zuge des Projekts auch das Tenant Management. Dokumentenstruktur, Berechtigungen und Administration konnten damit gemeinsam gedacht werden, statt nach dem Projekt wieder an unterschiedlichen Stellen zu enden.
Für den Kunden entstand dadurch nicht nur eine neue Ablage, sondern eine Microsoft-365-Umgebung, die sich zentral verwalten und bei neuen Mitarbeitern deutlich einfacher erweitern lässt.
Heute
Unternehmenswissen hängt nicht mehr an einzelnen Benutzerkonten.
Dokumente liegen heute an einem gemeinsamen Ort, Berechtigungen werden zentral vergeben und neue Mitarbeiter erhalten ihre benötigten Zugriffe deutlich schneller.
Auch beim externen Teilen ist klar, welche Bereiche dafür vorgesehen sind. Persönliche OneDrives bleiben persönliche Arbeitsbereiche – zentrale Unternehmensinformationen liegen dort, wo sie dem Unternehmen dauerhaft zur Verfügung stehen.
Die Dateien waren vorher schon in der Cloud. Erst die gemeinsame Struktur machte daraus eine zentrale Dokumentenablage.
Sind Ihre Dateien in der Cloud – aber trotzdem überall verteilt?
Wir schauen uns an, wo Ihre Dokumente heute liegen, wer darauf zugreifen muss und welche Struktur zu Ihrem Unternehmen passt. Erst danach wird migriert.