Projekt · Bewerbermanagement
Gute Bewerber warten nicht auf interne Abstimmungen.
Bewerbungen kamen per E-Mail an. Status, Rückfragen und Termine wurden über Postfach, Excel und persönliche Abstimmungen verfolgt. Heute führt eine zentrale Anwendung HR und Vorgesetzte durch den gesamten Prozess.
- Branche
- Messtechnik
- Bausteine
- Bewerberverwaltung & Prozessautomatisierung
- Grundlage
- Microsoft 365, SharePoint, Power Apps, Power Automate
Der Prozess lag im Postfach. Der Überblick in den Köpfen.
Bewerbungen gingen in einem zentralen Job-Postfach ein. Von dort wurden Unterlagen an die zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet, Bewerber in einer Excel-Liste erfasst und E-Mails in Outlook mit Markierungen versehen.
Wenn eine Rückmeldung ausblieb, hakte HR manuell nach. Für ein Vorstellungsgespräch wurden Termine im Kalender gesucht, Vorschläge abgestimmt und Einladungen verschickt. Verschob sich ein Termin, begann ein Teil der Abstimmung erneut.
Je weiter eine Bewerbung im Prozess kam, desto mehr Informationen mussten zwischen HR und Vorgesetzten zusammengetragen werden. Der tatsächliche Stand war nicht an einer Stelle sichtbar.
Nicht die einzelne E-Mail war das Problem. Sondern alles dazwischen.
Der bestehende Ablauf funktionierte, solange alle Beteiligten wussten, was als Nächstes zu tun war. Genau dieses Wissen war jedoch auf Postfach, Liste, Kalender und persönliche Erfahrung verteilt.
Gesucht war deshalb keine weitere Insellösung. Der gesamte Bewerbungsprozess sollte nachvollziehbar abgebildet werden: vom Eingang über die Entscheidung der Vorgesetzten und die Terminabstimmung bis zur Zusage oder Absage.
Ein geführter Ablauf für HR und Vorgesetzte.
Die Personalabteilung arbeitet heute in einer zentralen Power App. Dort werden neue Bewerbungen angezeigt, Stammdaten ergänzt, Status gepflegt und die nächsten Schritte ausgelöst.
Vorgesetzte sehen die ihnen zugeordneten Bewerber in einer eigenen Ansicht. Sie können Rückfragen stellen, Bewerber parken, ein Gespräch vorschlagen, eine Absage empfehlen oder eine Zusage anstoßen. Die Kommunikation mit den Bewerbern bleibt bei HR.
SharePoint bildet die gemeinsame Datenbasis. Power Automate übernimmt die wiederkehrenden Abläufe im Hintergrund, darunter Benachrichtigungen, Erinnerungen, interne Statuswechsel und Terminblocker.
Umsetzung
Vom Bewerbungseingang bis zur Entscheidung
Bewerbung übernehmen
Neue Bewerbungen werden aus dem überwachten Postfach übernommen und zentral angelegt.
Daten vervollständigen
HR ergänzt die Bewerberdaten, ordnet die passende Stelle zu und startet die interne Prüfung.
Entscheidung einholen
Der zuständige Vorgesetzte erhält den Bewerber in seiner Ansicht und gibt die nächste Entscheidung über die App zurück.
Termine und Rückmeldungen steuern
Terminvorschläge, Einladungen und Erinnerungen werden aus dem definierten Prozess heraus angestoßen.
Weiteren Verlauf dokumentieren
Vorstellungsgespräch, Probearbeiten, Parken, Bewerberpool, Zusage oder Absage bleiben als Status nachvollziehbar.
Einstellung vorbereiten
Bei einer Zusage werden die benötigten Rahmenbedingungen strukturiert bei den Vorgesetzten eingeholt und an HR übergeben.
Heute
Heute zeigt der Prozess selbst, was als Nächstes zu tun ist.
HR und Vorgesetzte arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis und klar getrennten Ansichten. Der aktuelle Stand einer Bewerbung muss nicht mehr aus Postfach, Excel-Liste und Kalender zusammengesucht werden.
Erinnerungen unterstützen dort, wo Rückmeldungen ausstehen. E-Mail-Vorlagen können zentral gepflegt werden, und die nächsten Schritte werden direkt aus dem Bewerberprozess heraus angestoßen.
Damit bleibt die Entscheidung weiterhin bei den Menschen. Die Anwendung sorgt dafür, dass die notwendigen Informationen und Aufgaben auf dem Weg dorthin nicht verloren gehen.
Nicht mehr hinter Bewerbungen herarbeiten. Sondern jeden nächsten Schritt im Blick behalten.
Wie viel Ihres Bewerbungsprozesses steckt heute noch in E-Mails und Köpfen?
Wir schauen gemeinsam auf Ihren tatsächlichen Ablauf und prüfen, welche wiederkehrenden Abstimmungen sich mit Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung klarer organisieren lassen.